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件名:Re:お見積いただいた商品について 因幡株式会社 事業部 うさぎ山ロング 様 いつもお世話になっております。 竜宮株式会社 亀田です。 この度は、お見積についてのお問い合わせをいただき誠にありがとうございます。 ご返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。 いただきました商品のご質問については、 メールに添付いたしました商品資料に記載さていただいておりますのでご確認ください。 また、ご不明な点などございましたら、ご質問いただければ幸いです。 メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お詫びとご連絡を申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ~メール署名~ 竜宮株式会社 亀田チキン 続いて、 見積もりを再度お願いされたケースでの返信遅れの例文です。 件名:Re:施工計画変更後の安全性要件について 因幡株式会社 事業部 うさぎ山ロング 様 いつもお世話になっております。 竜宮株式会社 亀田です。 お問い合わせいただいた件につきましては、 こちらの 不手際により返信が遅くなってしまい誠に申し訳ございません。 安全確認要件については、現在、国土交通省近畿地方整備局からの回答を待っている状況となります。 今週中には回答をいただける予定です。 回答があり次第、改めてご連絡いたします。 今しばらくお待ちいただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。 関係機関からの 回答がないことが遅れた原因ではありません。 ただ、返信メールでは回答できない状況なので、改めて時間をおいて回答することを伝えているのです。

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・ これで好印象に!お礼メールの印象はタイミングで決まる! 手紙や電話よりはるかに気軽で便利なメールは、ビジネスシーンにおいても重要なツールです。 簡単にどこからでも送れるからこそ「タイミング」が大事。 「朝から外出で」「業務が立て込んでいて」の言い訳は通用しません。 特に「お礼」を伝えるビジネスメールの印象は、タイミングで決まるといわれています。 普段の業務上の連絡メールでは表現しにくい「人柄」をアピールする絶好のチャンスだからこそ、相手が気持ちよく受け取れるタイミングを狙うことが大切なのです。 そこで、今回はシーン別にお礼メール送信のベストタイミングと文例をご紹介します。 ・ お礼メール文例~訪問や打ち合わせ後に取引先にお礼を伝えたい場合~ 取引先やお客様へのお礼メールは、午前中の訪問や打ち合わせなら当日夕方頃までに、午後以降の訪問であれば、翌日午前中までに送るのがベストタイミングです。 まだ余韻が残るうちに送りましょう。 件名にも「お礼」や「ありがとうございました」と入れることで、忙しい相手にもすぐに用件が伝わります。 また、よく使いがちな「取り急ぎ失礼します」「取り急ぎお礼まで」という締めの一文は、改まった相手には実はNGです。 社内メールではいいのですが取引先や目上の相手に対しては、雑で慌てている印象を与え、失礼にあたります。 もし、その時間に社内にいない、パソコンからメールが送れないという場合は、携帯からのメールでもOK。 その場合、内容は簡略化したとしても「携帯からなので短文で失礼いたします」と入れれば大丈夫です。 かえって、早く気持ちを伝えたいという思いが伝わって好印象です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、 誠にありがとうございました。 もし、追加のご質問やご不明点等がございましたら、 お問い合わせください。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ・お礼メール文例~取引先との飲み会後にお礼を伝えたい場合~ 取引先との飲み会や食事会は、ビジネスの中でも重要なイベントです。 そのお礼のベストタイミングは翌朝。 始業直前や始業直後の時間に送れば、何より最優先で飲み会のお礼を言いたかったという誠意が相手に伝わります。 メールの内容は、具体的に飲み会での出来事について触れることがポイントです。 どんなことを話したのか、飲み会を通じて深まった仲を再確認できるような内容がベストです。 また、お店の雰囲気や出てきた料理などを褒めるのも好印象です。 先方にはお礼メールがいくつも届いているでしょう。 その中で「またこの人と行きたい」と思わせるのは、お礼メールの印象で決まるのです。 また件名は、「飲み会」よりも「食事会」にしておいた方が、ビジネスメールではベターです。 件名:食事会ありがとうございました。 昨日は、お招きいただきありがとうございました。 普段お聞きすることのないお話も伺うことができ、大変有り難く、参考になりました。 機会がございましたら、ぜひお返しなどさせていただければと思います。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ありがとうございました。 また、悩ましいのは英語でのビジネスメール。 お礼のビジネスメールは英語のメールであっても、内容には変わりありません。 タイミングと具体的なお礼の言葉が大切です。 「先日は食事会にお招きいただきありがとうございました」は英語で、 「Thank you for your invitation to the dinner the other day. 」です。 この後に、具体的にどんなお店や料理に感動したか、どんな話題が楽しかったかに触れるといいでしょう。 ・お礼メール文例~社内メールの場合~ ビジネスメールの中でも、社内メールなら気楽に打てる、という人も多いでしょう。 しかし、親しき仲にも礼儀ありです。 特に上司に対するメールは、その書き方で「仕事ができる部下」なのか「仕事ができない部下」なのかジャッジされてしまうことも。 ポイントは、具体的に、簡潔に、率直に、です。 上司宛てのビジネスメールで、飲み会、営業同行、勉強会などのお礼の場合は、翌朝の始業前に送信するのがベストです。 例えば9時始業であれば、8時50分から55分の間に送信ができれば好印象に。 今日の仕事を始める前に昨日のお礼を済ませておく、という姿勢を上司に見せることで、「やる気がある有能な部下」と印象付けることができるでしょう。 件名:営業同行、ありがとうございました。 先方の質問に対する答え方、言い回しなど、 大変勉強になりました。 また帰りの道中に教えていただいた次回からの改善ポイントは、 帰社後に書き出してまとめ、再度見直しています。 今後とも変わらずご指導いただけますよう よろしくお願いいたします。 ・ お礼メールが来たらなんて返信したらいい? お礼メールの返信は、意外に重要です。 お礼に対するお礼なんて必要なの?と思うかもしれませんが、肝心なのは「お礼メールをわざわざ送ってくれたことに対するお礼」です。 味気ないビジネスメールだからこそ、そこには細やかな気遣いや誠意が必要です。 返信するタイミングは24時間以内がいいでしょう。 気になるのは、メールのやりとりの終わらせ方です。 お礼の返信を受け取った側は、そのまた返信をするべきなのでしょうか。 お礼メール、お礼の返信メール、お礼の返信の返信メール・・・と続いていては永遠に終わりません。 そこで、返信メールには「目下からのメールで終わらせる」を意識するといいでしょう。 上司と部下なら、部下のメールで終わらせる、取引先とのメールなら仕事を請け負う側で終わらせるとスムーズです。 また、お礼への返信メールなのですから、あれこれと話題を盛り込まずに簡潔に締めくくるのも大事です。 もし、別件で伝えたいことができた場合は、お礼の返信とはメールを分けて送りましょう。 ビジネスメールのマナーにおいて、件名以外の用件を盛り込まないことは基本です。 取引先への飲み会お礼メールの返信:文例 お忙しいなか、ご丁寧なメールをくださり恐れ入ります。 いつも細やかなご配慮ありがとうございます。 こちらこそ、楽しい時間をご一緒できて光栄です。 今後とも、よろしくお願いいたします。 ・ おおわりに いかがでしたか? 今やビジネスメールは仕事をする上での重要なツールです。 簡単に送れるメールだからこそ、こまめにタイミングよく送る人と、つい後回しにしてタイミングを逃してしまう人との差が大きく開いてしまいます。 固い定型文にはめてしまいがちなビジネスメールの中でも、特にお礼を伝えるメールには送る人の人柄が出るところ。 お礼メールの中で「気遣いが細やかな人」という印象を与えられたら、こんなに気が利く人なら仕事もできそうだ、任せても安心だ、と思ってもらえるでしょう。 いつでもすぐにお礼メールが送れるように、自分だけのテンプレを作っておくのもいいですね。

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相手への催促は気が重い... 仕事を滞りなく進めていく上で、「期日を守る」ということはとても大切です。 ところが、いくら自分がスケジュールどおりに仕事を進めていても、取引先からの連絡が来なかったり、予定どおり作業を進めてもらえなかったりすることもあります。 このようなときは、相手に催促のメールを送らなければいけません。 伝えづらいと感じる人もいるかもしれませんが、相手がスケジュールを忘れてしまっている可能性もあるため、角が立たない言い回しで催促メールを送れるよう、上手な書き方を知っておきましょう。 催促メールを送る前に確認しておきたいこと 催促メールを送ったら、実はその前に返事が届いていたということになると、相手に対してたいへん失礼です。 不快な思いをさせてしまいますし、自社の管理体制に不信感を抱かれかねません。 催促の条件は、「相手に依頼したことが期日までに達成されていない」場合ですが、本当に達成されていないのか、メールを送る前に再度確認する必要があります。 メール返信をお願いしている場合は、迷惑メールなどに分類されてしまっていないか、また、受信しているのに見落としてしまっていないか確認します。 また、宅配便や郵便で届くはずの荷物の不着であれば、部署内のほかの人間が受け取っていないか、別の部署に行ってしまっていないか、社内の確認を行います。 入金の催促の場合も、再度銀行口座を確認するなどして、確実に入金されていないことを確かめましょう。 催促メールはいつ送ればいいか 催促のメールをいつ送るのかについては、何についての催促かによっても変わってきますので、ケース別にご説明します。 メール返信が来ない場合 通常のビジネスマナーとしては、24時間以内の返信が好ましいとされています。 しかし、前日の10時に送ったメールの返信がなかったからといって、10時5分に催促をするというのは、あまりにも急ぎすぎです。 相手にも都合がありますから、丸2日返信がなかったらというように、ある程度待ってから送るのがおすすめです。 ただし、早くやりとりを進めないと後のスケジュールに影響してしまう場合は、この限りではありません。 入金の確認がとれていない場合 期日までに入金の確認がとれていない場合の催促は、相手が企業なのか個人なのかによっても対応が変わります。 取引先から売掛金が入金されていないというときは、相手の企業側で何らかのトラブルがあったか、請求が抜けている可能性もありますから、早めに連絡をするのがおすすめです。 一方、個人の場合は、単純に入金忘れの可能性が高いと考えられます。 急ぎでなければ、数日待ってから連絡してもいいでしょう。 物品や書類の送付・納品が遅れている場合 期日が決まっているものに対して、納期までに品物が届いていないという場合は、即座に連絡をしても問題ありません。 相手が素早く状況を確認できるよう、早めの連絡をするのが親切です。 一方、期日を決めていないものについては、あまり急いで催促してしまうと、相手の負担になってしまいます。 催促メールを書くにあたっての5つのポイント 催促のメールには、次の5点を書くようにしましょう。 ・自分からのアクションの日付 ・自分からのアクションの内容 ・相手に求めるアクション ・相手に求めるアクションの期日 ・相手を気遣う言葉 「メールの返事が来ない」「品物を注文したけど届かない」など、相手からのメールを催促する場合、必ずその前段階として自分からのアクションがあるはずです。 いつ、何をしたのかを書いた上で、相手に求めることを説明します。 また、催促だけを行うと冷たい印象になるため、「恐れ入りますが」といったクッション言葉を利用したり、「行き違いになっていたら申し訳ありません」といった謝罪を入れたりして、表現をやわらげましょう。 念のため再送させていただきますので、ご確認ください。 ご質問・ご要望等ございましたら、お気軽にご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 メールの返信を催促する場合は、そもそものメールを、いつ相手に送ったのかを明記しておく必要があります。 そうすれば、相手がメールボックスからメールを探しやすくなるからです。 また、このケースでは「以前送った提案書を再送する」という場合を取り上げていますが、添付ファイルではなくメール本文がおもな用件であった場合は、メールそのものを引用して再度送る方法もあります。 どちらにせよ、相手が前のメールを見返さなくても内容を理解できるようにしておくことがポイントです。 先日は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。 さて、その際にお渡しした見積書ですが、ご確認いただけたでしょうか。 ご検討なさる中でご質問等がございましたら、お気軽にご連絡ください。 なお、資材発注等の都合がございますため、今週中に進行状況をお伺いしたく存じます。 お忙しいところ恐縮ですが、ご検討の結果についてご返信をいただければ幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 見積書は、提出してそのままという場合もあるでしょう。 このような連絡は、メールだけでなく電話でやりとりしたほうがいいこともあります。 ただし、外出が多く、電話だと落ち着いて話せないという相手の場合や、やりとりの履歴を文書で残したい場合はメールが適しています。 6月末に、6月分の請求書をお送りしておりますが、ご確認いただいておりますでしょうか。 7月末がお支払い期限となっておりましたが、本日16時現在、入金確認がとれておりません。 恐れ入りますが、状況をご確認の上、本日中にお知らせくださいますようお願い申し上げます。 なお、本メールと行き違いでご送金手続きを行っていただいていた場合は、失礼をご容赦ください。 どうぞよろしくお願いいたします。 入金がなされていない場合の催促は、相手に非がある可能性が高いものです。 緊急性もある連絡ですから、期日からそれほど間を開けずに連絡しましょう。 ただし、送金手続きにはタイムラグがあるため、行き違いになっていた場合を想定した一文を付け加えておくことも大切です。 また、請求番号や金額などを末尾に併記してもいいでしょう。 催促メールといえども冷静・丁寧に 相手からの返答や対応が遅いときに送る催促のメールは、ついつい感情的な書き方になってしまうこともあります。 しかし、ビジネスの相手に対してあまり感情的に責め立てるのは賢いやり方ではありません。 あくまでも冷静に、相手に配慮した文言を加えながら書くようにしましょう。 ただし、返答期日を指定するなど、押さえるべきポイントはしっかり押さえておく必要があります。

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